PCard Policy and Procedures
本政策的目的是向员工提供有关信贷的信息 卡计划,并提供一个指南,使用他们的美国.S. 银行 issued credit card 以一致和公平的方式对待每一位员工,同时管理成本和 ensuring compliance with 联邦 and State regulations and College policies.
努力为员工提供一种高效率、成本效益高的制作方法 在正常的经营过程中所需要的少量的金钱购买的商品或服务 或因经批准的商业目的出差时,学院已设立 a credit card program with U.S. 银行.
作为持卡人,员工将有:1)灵活方便的支付方式 对于商品、服务和差旅相关费用,2)减少了要求购买的需要 订单和支票请求,3)减少了使用个人资金和请求报销的需要.
(参见: 采购 Card Policy in HR 政策 and Procedures)
How to request a Corporate or Pcard
出差的员工应申请公司卡(c卡) 或代表学院进行其他业务,以及采购卡(PCard) 当员工负责支付货款时应要求 services purchased on behalf on the College. Please note that personal expenses are 不能用学校发行的信用卡支付. Any violator will be subject to disciplinary action.
如需申请信用卡,请与采购部联系 purchasing@sh-fyz.com. 将填妥的表格,包括导师的批准书,寄至 purchasing@sh-fyz.com.
请注意:
- 卡片以员工的名义发放,由学院支付,但会妥善保管 使用卡片是持卡人的责任.
- 禁止共享卡,即使是同一部门或部门的员工 division of the College.
- 交易和每月限额将由您的主管/预算机构授权.
持卡人及其主管应遵守指南 forth in this policy. 任何违规者将受到纪律处分,包括 但不限于信用卡撤销和/或要求偿还 College for any unauthorized charges.
请注意以下指导方针、责任和期望.
Responsibilities of the Cardholder:
- 持卡人代表学院支付的费用必须事先获得批准 and paid for with a U.S. 信用卡,包括但不限于旅游和住宿 住宿,会议登记,专业执照和会员订阅 (Allowed 1yr at a time), annual dues, etc.
- Card holders must obtain an itemized receipt for each purchase. 持卡人在购买时应特别注意这一点 餐费,因为有些餐厅只会退回总账收据 小费. 在这种情况下,是一张详细的收据,上面列出了所购买的餐食和饮料 must be requested and retained.
- 所有分项收据必须附在采购卡授权书上. 收据是必要的,以证实支出和支持允许额 由学院、捐赠者、其他资助机构和美国国税局提供,并将提供给 根据需要由学院的外部审计员或其他政府机构进行审查.
- 如果收据丢失,持卡人必须联系购买来源 and request a copy. 然后,把它附在他们的PCard对账表上.
- 所有持卡人必须通过创建PCard的费用报告来验证他们的PCard 收费,即使交易是信用(退款)或欺诈. These transactions will appear in 3-5 days of the purchase. All appropriate documentation (as noted above) 必须附上交易,以及正确的预算信息(资金来源) must be included.
- Under IRS guidelines,符合条件的旅行和娱乐费用,只要雇员 当员工完成必要的步骤,以证实费用在一个 雇主的“问责计划”所界定的合理时限. 皇冠8868会员登录 山谷学院已建立起交易之日起30天为合理期限 时间框架.
而我们要求员工在7天内处理信用卡交易一旦 monthly statement is issued by U.S. 银行,未能提交完整的费用 报告或采购卡验证,包括所有需要的文件 交易之日起30天内将考虑费用 根据美国国税局的规定向雇员征税. In these circumstances, 学院将向美国国税局报告应税金额,员工将负责 to pay any applicable taxes. 我们将严格遵守这一政策.
- 所有持卡人的所有信用卡活动、费用报告和验证;
是否每月由独立的第三方供应商商务办公室审核
负责审查交易的适当性和可容许性,以确保
持卡人须遵守本政策所载的指引. 的报告
他们的调查结果将在结论时编制并分发给每一位董事会成员
他们的审计.
采购 Guidelines:
- 因此,信用卡计划是针对皇冠8868会员登录山谷学院的业务 U.S. 银行发行的信用卡不得用于个人开支. If a card holder accidentally uses their U.S. 银行信用卡用于个人开支时,应警惕 他们的经理和联系采购部关于如何偿还学院 对于费用. 报销单据应附在 采购-Card Reconciliation.
- 欲了解更多详细信息,请查看并确保您理解指南 在购买、旅行和旅行之前,请参阅《皇冠6686会员登录》 entertainment acquisitions on your card.
- 超过1万美元的购买必须填写完整的申请单并提交 采购 to begin the 竞标过程. 什么我.T. 相关人员必须有一份由本人填写并批准的申请书.T. 之前 forwarding to 采购.
- 在购买之前,确保没有 government contract available to help keep costs down.
- 信用卡丢失和欺诈活动必须向美国海关报告.S. 银行 at 800-344-5696. Once reported, please advise 采购.
某些购买通常是被禁止的,包括但不限于:
- 武器;
- 礼品卡-礼品卡被认为是应税收入的收件人和在一些 当给予普通学生或学生时,情况被视为额外补偿 员工. 在特殊情况下,购买礼品卡被批准 由财务总监,持卡人必须联系会计服务讨论 采购和适当的过程中必要的收集任何所需的税务信息 and supporting documentation;
- 不允许购买酒精饮料-请参阅 Travel and Entertainment Policy. 违规者将受到纪律处分.
- Donations or Charitable Contributions – U.S. 银行 not-for-profit status is specific to the fulfillment of the College’s mission. Regulations prohibit U.S. 银行从 向皇冠8868会员登录以外的其他非营利实体捐款 Valley College’s mission. 向这些组织捐款可能危及 the College’s not-for-profit status;
- 危险化学品和放射性材料-需要购买这些材料 由安全总监和持卡人的高级主管预先批准. 在那里 这类购买是否有严格的联邦法规?
- Lobbying costs; Political Contributions – Contributions to political candidates and 501(c)3组织严禁成立政党. Making contributions 会危及皇冠8868会员登录谷学院的非盈利地位吗. Paying for a plate 在政治晚宴或其他类似活动上的一张桌子都被视为一种贡献 当晚餐的花费低于支付的金额时,因此也是被禁止的.
- 受管制物品(处方药、麻醉品等.);
- Gifts or flowers for individual 员工;
- 向学生赠送礼品或奖品,除非有特殊目的;
- Travel Insurance;
- 电脑/硬件/配件/延长保修和软件-购买IT硬件; 软件和其他服务需要得到技术总监的预先批准 增加持卡人的高级职员,以确保与现有的兼容 系统以及关于未来替换需求的协议;
- 现金进步;
- 交通和/或停车违规,拖车,罚款,滞纳金或罚款/利息/财务 费用;
- 维修学院旅行时使用的个人车辆;
- Gases, compressed or liquid. 报销里程时购买的汽油;
- 个人娱乐费用(看电影、泡温泉、打高尔夫、旅游、门票) 可选会议活动(不包括在一般会议费用中);
- 通过社区关系和人力资源以外的方式进行广告/招聘;
- 饮料/食物;
- 基本设备(单项费用超过5 000美元).00);
- Commencement or convocation expenses;
- 咨询师/喇叭/酬金/演员/独立承包人;
- 租用会议设施(住宿等)的保证金.);
- 活的动物;
- Maintenance agreements;
- Office furniture;
- Personal purchases;
- 分割交易(将购买分开以避免只购买一件物品或交易) 限制);
- Telephones – cellular or desk;
- 旅游(住宿、餐饮、机票等.);
- 车辆租赁.
限制
WVC购卡程序有以下具体的默认限制:
Single transaction limit: $5,000.包括运费、处理费和税金,不管怎样 of the number of items.
每月购买限额:每张卡每个结算周期的最高限额为5,000美元.00,除非 approved by the budget authority to increase.
这些禁令的任何例外都需要事先得到适当的批准 高级官员,在某些情况下,外部当局,如供资实体,法律 counsel, or independent auditors.
Contact 采购 (purchasing@sh-fyz.com),如你对某项购买的容许额有任何疑问,或对 this this policy.
Fraudulent Use of the Credit Card
“欺诈性使用”指的是有预谋地使用信用卡 欺骗目的和意图欺骗,从而为自己或他人获得不正当的利益 其他人. 除了学院从持卡人那里得到报销外,任何 或者当发生欺诈性使用信用卡时,可能会发生以下所有行为:
- Immediate suspension of card privileges.
- Removal of cardholder’s purchasing authority.
- 正式的纪律处分,可能导致解雇.
- 任何学院认为适当的行动,包括刑事检控.
省钱的方法:
- 利用 government contracts. 经常检查以确保没有晋升机会. For example, there might be 通过Office Depot进行的比Office更划算的销售或促销活动 Depot government discount.
- 寻找升职机会,但要牢记公司的声誉. Amazon, Walmart, Costco等. are known for taking care of their customers.
- Ask if there is a bulk or educational discount.
- Compare prices and use price matches. 搜索引擎通常有“购物”搜索 button to compare prices.
- 确保你的购买尽可能离家近,以减少运输成本.
- Please email the purchasing office with any questions or concerns.